Odpowiednio zaplanowany przepływ informacji w zespole jest jednym z czynników warunkujących powodzenie projektu. Informacja jest obecnie niezbędna w codziennym życiu we współczesnej cywilizacji. Efektywnie zorganizowane kanały komunikacyjne, pozyskiwanie oraz przekazywanie bieżących, aktualnych informacji są kompetencjami, którymi powinna legitymować się organizacja o strukturze projektowej. Śmiało można stwierdzić, że ilość kanałów komunikacyjnych w projekcie rośnie wraz z ilością osób wchodzących w skład zespołu projektowego. Dla 3 członków projektu ilość kanałów komunikacyjnych jest niewielka i wynosi tylko 3 kanały. Dla 4 wartość ta rośnie i wynosi 6. Dla przeciętnego zespołu realizującego projekt według metodyki lekkiej, liczącego 7 osób ilość kanałów komunikacyjnych znacznie rośnie i wynosi 21. Wartości te kształtują się według wzoru (n^2-n)/2, gdzie n jest ilością osób biorących udział w procesie komunikacji. W rzeczywistości nie musi zachodzić interakcja na wszystkich kanałach, jednak może zaistnieć sytuacja, kiedy wymagania komunikacyjne mogą zdominować realizacje projektu i wywołać chaos.

Formalny przepływ informacji

Zorganizowany przepływ informacji przebiega przez struktury hierarchiczne i oficjalne kanały przepływu, które zostały wypracowane w organizacji. Jej funkcjonowanie jest przedmiotem działań związanych z firmą i pielęgnacją infrastruktury komunikacyjnej. Ze względu na inicjatorów komunikacji istnieją trzy kierunki p
rzepływu informacji.

•  komunikacja wstępująca,
•  komunikacja zstępująca,
•  komunikacja pozioma.

Inicjatorem komunikacji wstępującej są członkowie zespołów projektowych. Umożliwia ona identyfikację problemów np. niezadowolenia zespołu. Zaliczają się do niej raporty postępu prac nad zadaniami, opinie oraz sugestie i propozycje zmian. Jest to również sposób kontrolowania czy informacje zostały poprawnie zrozumiane oraz narzędzie badania nastrojów w zespole. Ten typ kanału przebiega w kierunku z dołu do góry hierarchii organizacyjnej, poprzez kierownika projektu, sięgając aż po najwyższe szczeble zarządzania. Komunikacja zstępująca ma aspekty dyrektywne oraz przebiega w kierunku z góry do dołu. Jej inicjatorami są członkowie kadry kierowniczej na każdym szczeblu firmy. Wyraża się w normach, wskazówkach, wytycznych, poleceniach służbowych, opiniach kierownictwa. Jej przykładami są coroczne indywidualne rozmowy z pracownikami, ogłoszenia, nagany oraz nagrody. Ważnym zadaniem tego rodzaju komunikacji jest informowanie pracowników o tym, co naprawdę sądzi się o ich pracy. Udzielanie informacji zwrotnej może mieć większą częstotliwość, gdzie wykorzystywane są np. techniki coachingu. Głównym celem tego typu komunikacji jest udzielenie pomocy, wsparcie oraz motywacja pracowników. Komunikacja pozioma wynika z kontaktów między pracownikami znajdującymi się na tym samym poziomie w hierarchii firmy, np. członkami lub kierownikami różnych projektów. Często taka forma komunikacja prowadzi do nieporozumień wynikających z różnych specjalizacji i używanego języka. Oprócz braku ustaleń i zasad dotyczących współpracy poszczególnych członków zespołów oraz liderów, nie tylko może prowadzić do zjawiska dwuwładzy, ale również może przyczynić się do wzrostu i zdominowania kanałów komunikacyjnych przez nieformalne przepływy informacji.

Nieformalny przepływ informacji

Przepływ komunikacji nieformalnej można porównać do latorośli: jest podobnie poskręcana, zniekształcona, rośnie w nieokreślonym kierunku oraz generuje plotki. Mimo tego „winne latorośle” w organizacjach niekiedy zaskakująco trafnie określają to, co się dzieje w rzeczywistości. Kierownik musi sobie zdawać sprawę z tego, że dopóki pracownicy nie dostaną wystarczającej ilości informacji drogami formalnymi, to nieformalna komunikacja weźmie górę i będzie narastać kształtując i ugruntowując opinie pracowników, często negatywne. Dobra informacja formalna to najlepszy sposób na opanowanie nieformalnych kanałów komunikacji, jednak nie jest to metoda całkowitej ich eliminacji, ponieważ nie jest to również celem w żadnym projekcie. Komunikacja nieformalna dostarcza informacji, która nie jest zwykle dostępna, zmniejsza efekt monotonii, zaspokaja potrzeby kontaktów międzyludzkich. W sytuacjach kryzysowych i nieprzewidzianych może ona odegrać istotną rolę, wspomóc zespół oraz rozwiązać problem. Kierownik zespołu może ją wykorzystać do osiągnięcia celów niemożliwych lub trudnych do osiągnięcia na drodze formalnej. W sytuacjach kiedy sprawy wymykają się spod kontroli niezbędna jest organizacja spotkań zespołów roboczych.

Organizacja spotkań zespołów roboczych

Spotkania są jednym z głównych form komunikacji, które wykorzystywane są w trakcie trwania projektu. Większość ustaleń i założeń dotyczących spotkań zespołu projektowego wyłania się w trakcie opracowywania karty projektu. Jednak część z nich jest zwoływana w wyniku zaistnienia nagłych potrzeb, których na wczesnych etapach nie dało się przewidzieć. W zależności od celu spotkania można wyróżnić przykładowe kategorie.

• zebrania informacyjne,
• zebrania mające na celu wymianę informacji,
• zebrania służące do rozwiązywania problemów.

Celem zebrań informacyjnych jest przekazanie informacji i ogłoszeń przez liderów. Nie potrzebna jest komunikacja ze strony grupy. Zebrania tego typu prowadzone są przez cały czas przez kierownika z wyjątkiem czasu przeznaczonego na zadawanie pytań. Wymiana informacji ma na celu zasięgnięcia informacji od grupy np. w celu poznania nastrojów panujących w zespole oraz umożliwienia wymiany informacji między członkami grupy. Ostatnią kategorią są spotkania, które zawierają cechy trzech poprzednich rodzajów. Ich zadaniem jest znalezienie głównych przyczyn problemu, przedyskutowanie alternatywnych rozwiązań i ostatecznie, podjęcie decyzji o dalszych działaniach. Tego typu spotkania wymagają dużej interakcji między prowadzącym a jego uczestnikami, więc lider powinien dysponować odpowiednimi umiejętnościami w prowadzeniu spotkań. Zebrania z tej kategorii mogą przybierać formę zorganizowanej burzy mózgów. Cechą wspólną, determinującą sukces każdego zebrania jest wcześniejsze przygotowanie lidera oraz osób biorących udział w spotkaniu.

Przygotowania

W fazie przygotowań do spotkania z zespołem projektowym można kolejno wyróżnić następujące istotne punkty, które decydują o jego powodzeniu.

•  zdecydować czy spotkanie jest niezbędne,
•  sprawdzić dostępność pomieszczenia i środków pomocniczych,
•  mieć jasny cel,
•  przygotować listę uczestników i prelegentów,
•  przygotować plan zebrania,
•  oszacować czas trwania spotkania,
•  upewnić się, czy wszyscy uczestnicy zostali powiadomieni o zebraniu,
•  upewnić się, czy przybędą ci najważniejsi.

Prowadzenie spotkania

Przebieg i jakość spotkania w dużej mierze zależy od wcześniejszych przygotowań oraz od doświadczenia lidera. Można przytoczyć następujące wskazówki.

•  spotkanie powinno rozpocząć się punktualnie o ustalonym wcześniej czasie,
•  należy wyrazić swoje oczekiwania względem spotkania i osób biorących w nich udział,
•  zapewnić kontrolę realizacji planu zebrania,
•  podsumowywać każdy punkt planu.

Po spotkaniu

Ostatnią fazą jest przekazanie usystematyzowanych informacji na temat spotkania. Pierwszą formą jest dystrybucja protokołu z zebrania, czyli dokumentacji dotyczącej tego, co zostało ustalone na zebraniu, tematów otwartych przeniesionych na przyszłe spotkania. Za pomocą tego narzędzia wiadomo na czym zostało zakończone zebranie i od czego zacząć przyszłe spotkanie. Ostatnią czynnością jest wprowadzenie w życie ustalonych decyzji.

Menedżer przeznacza znaczącą część czasu w pracy na komunikację. Jest to więc krytyczny czynnik, bez opanowania którego projekt ma mniejsze szanse na powodzenie. Istnieje wiele przeszkód, barier, w komunikacji wewnątrz struktur jakim jest zespół projektowy i organizacja w której jest realizowany. Są to między innymi przeszkody związane z ograniczonym zaufaniem do partnerów komunikacji, trudności wynikające z różnic statusu oraz specjalistycznego języka. Komunikację należy więc starannie planować, gwarantować odpowiednią atmosferę i obserwować zachowania partnerów. Organizacja i prowadzenie spotkań jest trudną technicznie, ale konieczną i efektywną metodą komunikacji w projekcie. Sposób realizacji i wyniki mocno zależą od skutku jaki chcemy osiągnąć.

Twój komentarz
Tytuł*:
Treść*:
dodaj