4.6. Fazy projektu, grupy procesów i cykl życia projektu











Fazy projektu mogą się przenikać. Typowy cykl życia projektu przedstawia rys. 14.





 

INICJACJA  Zbieranie danych  Określanie potrzeb  Wyznaczanie:  celów strategicznych i pośrednich  podstaw ekonomicznych, wykonalności  udziałowców  poziomu ryzyka  strategii  potencjalnego zespołu  Szacowanie zasobów  Identyfikacja ryzyka  Identyfikacja innych rozwiązań  Przedstawienie oferty  Uzyskanie zgody na realizację następnej fazy	PLANOWANIE  Powołanie zespołu projektowego  Przeprowadzenie analiz  Określenie zakresu (baseline scope):  produktów końcowych  norm jakości  zasobów  działań  Wyznaczenie:  ogólnego planu działań  budżetu i planu wydatków  struktury prac  procedur komunikacji  procedur jakości  Szacowanie ryzyka  Prezentacja uwarunkowań projektu  Zatwierdzenie projektu
RELIZACJA I KONTROLA  Motywowanie zespołu  Aktualizacja planów  Pozyskanie towarów i usług  Realizacja pakietów pracy  Kierowanie, śledzenie, przewidywanie, kontrola:  zakresu  jakości  czasu  kosztów  Rozwiązywanie problemów:  zmiany  ryzyka	ZAMKNIĘCIE  Finalizacja produktów  Przeglądy i formalne akceptacje  Przygotowanie rozliczeń końcowych  Przeniesienie odpowiedzialności za przedmioty odbioru  Ocena projektu  Tworzenie dokumentów końcowych  Archiwizacja dokumentów  Uwalnianie i przekierowanie zasobów  Oddelegowanie członków zespołu do innych działań  Nagłośnienie sukcesu projektu

4.8. Kierownik projektu

Kluczową osobą w projekcie jest kierownik projektu (Project Manager). Kierownik projektu jest osobą odpowiedzialną za:

• planowanie i organizację pracy,
• zarządzanie bieżącymi działaniami w ramach projektu,
• dostarczenie klientowi przedmiotów odbioru.

Kierownik projektu zwiększa prawdopodobieństwo, tego, że projekt:

•  wytworzy produkty o odpowiedniej jakości,
•  będzie przebiegał zgodnie z harmonogramem,
•  zostanie zrealizowany w założonym budżecie,
•  zadowoli klienta,
•  doprowadzi do kolejnych zamówień,
•  zakończy się sukcesem.

Ta szczególna postać powinna posiadać unikalny zespół cech i umiejętności:

komunikatywność  zdolności organizacyjne  umiejętność planowania  odpowiedzialność  analityczny umysł  autorytet  pewność siebie  rzutkość  twórcze rozwiązywanie problemów  upór w dążeniu do celu  elastyczność  osobowość wodzireja  znajomość psychologii  cechy przywódcze

umiejętność budowania zespołu  umiejętność koordynowania  przystępność, otwartość  umiejętność motywowania ludzi  poczucie humoru  zrozumienie użytkownika  umiejętność oceny innych  ukierunkowanie na osiąganie celów strategicznych  stanowczość  zdolność do podejmowania ryzyka  realizm  ukierunkowanie na zysk

Można z dużym prawdopodobieństwem stwierdzić, że nie ma takiej osoby, która ujawnia wymieniony zespół cech. Należy je natomiast świadomie rozwijać, choćby w trybie szkoleń, doskonaląc przy tym umiejętności poprawnego podejścia do zarządzania projektami.

Zadania kierownika projektu dotyczą głównie (70%) fazy planowania. W pozostałych fazach, zwłaszcza w fazie realizacji, praca kierownika ma raczej charakter interwencyjny i ogranicza się do nadzorowania oraz śledzenia postępów projektu.

Lista dwudziestu kluczowych zadań kierownika projektu pokazuje główne obszary jego aktywności w poszczególnych fazach projektu (w nawiasach podano efekty działań).

            INICJACJA (3 kluczowe zadania)

1.  Przedstawić uzasadnienia projektu i jego wykonalności (dokument potwierdzający istnienie potrzeby przedmiotów odbioru i opisujący (w ogólny sposób): przedmioty odbioru, sposoby stworzenia przedmiotów odbioru, koszty wytworzenia i wdrożenia przedmiotów odbioru oraz korzyści z ich wdrożenia)
2.  Uzyskać pozwolenia na realizację projektu (decyzja TAK/ NIE („go/no go”) podjęta przez sponsora; opracowana karta projektu („project charter”)
3.  Uzyskać pozwolenie na realizację następnej fazy projektu (podjęta przez sponsora decyzja TAK/ NIE („go/no go”), nadająca kierownikowi projektu uprawnienia do korzystania z zasobów organizacji do wykonania określonej fazy projektu; pisemne zatwierdzenie fazy)
   
   PLANOWANIE (14 kluczowych zadań)
4.  Opisać zakres projektu (definicja zakresu projektu, plan zarządzania zakresem projektu, struktura podziału prac (Work breakdown structure = WBS)
5.  Zdefiniować zadania i opracować ich sekwencję (wykaz zadań, aktualizacja struktury podziału prac (WBS), diagram sieciowy projektu)
6.  Estymować czas realizacji zadań i określić wymagane zasoby (estymaty czasu realizacji każdego zdania i określenie założeń przyjętych przy każdej estymacie, określenie wymaganych zasobów, aktualizacja listy zadań)
7.  Opracować harmonogram projektu (harmonogram projektu w postaci wykresów Gantt'a, diagramów sieciowych, wykresów kamieni milowych lub tabel tekstowych, uzupełniające szczegóły: wykorzystanie zasobów w czasie, prognozy przepływów gotówkowych, harmonogramy zamówień/dostaw, itp.)
8.  Estymować koszty (estymaty kosztów koniecznych dla wykonania poszczególnych zadań, uzupełniające szczegóły, założenia i ograniczenia, plan zarządzania kosztami opisujący sposób "obsługi" rozbieżności kosztów)
9.  Opracować budżet i plan wydatków (plan kosztów lub budżet w rozbiciu na fazy czasowe dla monitorowania kosztów, plan wydatków, określający ile i kiedy trzeba wydać na poszczególne zasoby)
10.  Opracować formalny plan jakości (plan zarządzania jakością zawierający określenia operacyjne, listy kontrolne (Quality verification checklists)
11.  Opracować formalny plan komunikacji (plan zarządzania komunikacją, zawierający strukturę zbierania i rozpowszechniania informacji)
12.  Zdobyć i zorganizować zespół (przydziały ról i odpowiedzialności, plan zespołu, schemat organizacyjny zwierający konieczne szczegóły, karta zespołu projektu)
13.  Opracować plan zarządzania ryzykiem (dokument opisujący potencjalne ryzyka (zagrożenia), ich źródła, objawy i sposoby ich obsługi)
14.  Zdobyć i zorganizować zasoby zewnętrzne (plan zarządzania zleceniami (procurement), opisujący w jaki sposób zapewnić dostawców, wykaz prac (statement of work) lub wykaz wymagań (statement of requirements) opisujące przedmiot (produkt lub usługa) będący tematem zamówienia, dokumentacja oferty, np. wniosek ofertowy (request for proposal), zapytanie ofertowe (invitation for bid), itp. , kryteria oceny - sposoby oceny propozycji dostawców, kontrakt z dostawcami dóbr lub usług)
15.  Opracować plan projektu (kompletny plan projektu, który wykazuje wszystkie wyjściowe zadania planowane w związku z projektem)
16.  Zamknąć fazę planowania projektu (plan projektu, który zastał zatwierdzony (na piśmie) przez sponsora - "zielone światło" do rozpoczęcia prac nad projektem)
17.  Sprawdzić plan projektu i aktualizować w razie potrzeby (przekonanie, że szczegółowe plany realizacji poszczególnych faz projektu są rzeczywiście dokładne i gwarantują osiągnięcie zaplanowanych wyników)                                                    
    
    REALIZACJA (1 kluczowe zadanie)
18.  Wykonać zadania projektowe (wytworzone efekty pracy (przedmioty odbioru) wnioski o zmianę (change requests), okresowe raporty o stanie realizacji projektu, oceny pracy zespołu, doskonalenie i sterowanie pracą zespołu, przedstawione oferty/propozycje dla przedmiotów odbioru, kontrahenci (dostawcy) wybrani, kontrakty ustanowione, administracja kontraktami dla zapewnienia zamierzonych efektów prac)                                                
    
    KONTROLA (1 kluczowe zadanie)
19.  Kontrolować zadania projektu (decyzje zatwierdzające sprawdzone przedmioty odbioru, działania naprawcze takie jak ponowne wykonanie niektórych prac, dostrojenie procesów pracy, itp., aktualizacje planu i zakresu projektu, wykaz nabytych doświadczeń, poprawa jakości, wykonanie ocen według list kontrolnych (w miarę potrzeb)                                 
    
    ZAMKNIĘCIE (1 kluczowe zadanie)
20.  Zamknąć działania projektu (formalne zatwierdzenie, udokumentowane pisemnie, stwierdzające, że sponsor zatwierdził produkt danej fazy projektu, formalne zatwierdzenie prac dostawców produktów i aktualizacja danych o dostawcach, aktualizacja zapisów projektu, przygotowana do archiwizacji, plan kontynuacji działań i/lub udoskonalenia produktów projektu, nagłośnienie sukcesu projektu, zwolnienie zespołu projektowego)

4.9. Szkolenie z zakresu zarządzania projektami

1.  Zarządzanie integracją
2.  Zarządzanie zakresem
3.  Zarządzanie czasem
4.  Zarządzanie kosztami
5.  Zarządzanie jakością
6.  Zarządzanie pracownikami
7.  Zarządzanie komunikacją
8.  Zarządzanie ryzykiem
9.  Zarządzanie zleceniami

1.  posiadane doświadczenie i wiedzę z zakresu poszczególnych modułów,
2.  planowane role i odpowiedzialności w pracy przy projektach,
3.  specyfikę projektów, w których planuje się uczestniczyć,
4.  możliwości

•  Projekty stanowią ważną formę pracy wielu organizacji i ich znaczenie wciąż rośnie.
•  Struktura organizacji powinna odpowiadać dominującej formie pracy.
•  Skuteczne zarządzanie projektami zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu projektu.
•  Zarządzanie projektami obejmuje wiele procesów i technik.
•  Kluczowym udziałowcom projektu przypisane są różne role i odpowiedzialności.
•  Kierownik projektu musi posiadać wiedzę dotyczącą cyklu życia projektu, procesów w projekcie i ich roli w poszczególnych fazach projektu.
•  Kierownik projektu musi zdawać sobie sprawę ze złożoności otoczenia i być przygotowanym na rozwiązywanie różnorakich konfliktów.

---

Zobacz artykuły:

1. Wprowadzenie do zarządzania projektami cz.1
2. Wprowadzenie do zarządzania projektami cz.2

---

O Autorze

Piotr Stępień

  (email: secured)

Dr Piotr Stępień - doświadczony kierownik projektów i wieloletni instruktor zarządzania projektami dla IBM. Wykładowca na Politechnice Koszalińskiej (Technologia Maszyn, Zarządzanie Projektami). Absolwent kursów w zakresie produktywnośći w Productivity Center Tokyo (Japonia). Specjalista w zakresie estymacji i harmonogramowania.

Autor licznych publikacji i opracowań z zakresu harmonogramowania i zarządzania ryzykiem. Konsultant, autor i instruktor szkoleń z zakresu "Zarządzanie Projektami" dla wielu firm i fundacji, m.in.: EXBUD; IKEA; IBM; Ministerstwo Rolnictwa; CIECH; PRUMERICA; SGH; PKO BP; POSTDATA; Lafarge Nida-Gips, PZU.

>

---

Interesuje Cię ten temat? Zapisz się na szkolenie!

http://zarzadzanieprojektami.info/PZP.htm