Funkcjonowanie każdej organizacji można przedstawić za pomocą grupy wzajemnie ze sobą powiązanych procesów. Procesy te mają za zadanie realizowanie celów jakie stawia sobie dana organizacja przy jednoczesnej minimalizacji kosztów funkcjonowania tychże procesów.

Aby zarządzać procesami musimy je najpierw znać. Dlatego pierwszym etapem jest identyfikacja procesów istniejących w organizacji. W tym celu zaleca się postępowanie wg poniższego schematu.

Najwyższe kierownictwo ma określić politykę jakości i cele. Proszę pamiętać, że poszczególne procesy, które zidentyfikujemy mają za zadanie realizacje tychże celów. [ ISO 9001:2000 pkt 5.1, 5.3, 5.4.1 ]

Identyfikacja istniejących procesów biznesowych w organizacji

Kiedy już znamy politykę jakości i cele możemy przystąpić do identyfikacji poszczególnych procesów. Zalecam, aby do określenia tych procesów utworzyć grupę osób, które dobrze znają organizację i znają wstępnie podstawy ISO-9001:2000. Procesy możemy podzielić na kilka grup:

Procesy główne bezpośrednio komunikują się z klientem oraz odpowiadają za realizację wyrobu lub usługi. Przykładowo: obsługa zamówienia (przyjęcie i potwierdzenie realizacji zamówienia), projektowanie wyrobu, zakupy elementów, produkcja, sprzedaż. Na poniższym rysunku przykładowe procesy główne zaznaczono kolorem zielonym.

Procesy pomocnicze są wsparciem dla procesów głównych w ich właściwym funkcjonowaniu. Przykładowo: zarządzanie personelem (kadry, szkolenia itp) oraz utrzymanie ruchu (przeglądy maszyn, konserwacje, itp). Na poniższym rysunku przykładowe procesy pomocnicze zaznaczono kolorem żółtym.

Procesy zarządzania mają na celu monitorowanie funkcjonowania całej organizacji i podejmowanie odpowiednich działań w celu doskonalenia organizacji. Przykładowo: zarządzanie strategiczne (przegląd polityki i celów, przegląd zarządzania, ustalanie zasobów na poziomie zarządzania) oraz doskonalenie SZJ (zarządzanie auditami wewnętrznymi, działania korygujące i zapobiegawcze itp.). Przykładowe procesy zarządzania przedstawiono na poniższym rysunku kolorem niebieskim.

W zależności od rozmiaru organizacji, stopnia skomplikowania poszczególnych procesów i możliwości zarządzania nimi możemy procesy określać bardzo ogólnie (np. produkcja) lub podzielić je na mniejsze "kawałki" (np. magazynowanie, montaż-1, montaż-2, testy itp.). Zalecam, aby zbytnio nie komplikować systemu lecz utrzymać zdroworozsądkowy minimalny zestaw procesów, którymi można efektywnie zarządzać.

Określenie powiązań pomiędzy procesami

Po zidentyfikowaniu procesów kolejnym elementem jest określenie wzajemnych powiązań pomiędzy nimi. Wyjście z jednego procesu może być wejściem do jednego lub wielu innych procesów. Przykładowo: Wyjściem z procesu projektowania jest specyfikacja wyrobu (dokumentacja), która jest potrzebna do określenia wymogów dla dostawców w procesie "zakupy" oraz wymogów technologicznych w procesie "produkcja".

Określenie właścicieli procesów


Właściciel procesu jest odpowiedzialny za:

• Opracowanie i nadzorowanie dokumentacji w ramach swojego procesu
• Określenie niezbędnych zapisów w swoim procesie
• Analizę skuteczności procesu
• Podejmowanie działań korygujących i zapobiegawczych
• Zapewnienie, iż nadzór nad wyrobami niezgodnymi jest realizowany zgodnie z procedurą
  

Powyższe działania właściciel procesu ma wykonywać zgodnie z wymaganymi przez ISO-9001:2000 udokumentowanymi procedurami:

1. Nadzorowanie dokumentacji
2. Nadzorowanie zapisów
3. Audity wewnętrzne
4. Nadzorowanie wyrobów niezgodnych
5. Działania korygujące
6. Działania zapobiegawcze
   

Szczegółowość dokumentacji należy uzależnić od:

1. Rozmiaru organizacji i prowadzonych działań
2. Skomplikowania procesu
3. Znaczenia procesu
4. Ryzyka jakie niesie za sobą brak lub nieścisłość w dokumentacji
5. Kompetencji personelu
6. Wymagań prawnych
7. Norm i standardów

Podsumowanie

Identyfikację procesów i określenie powiązań pomiędzy nimi należy wykonywać w grupie osób, które dobrze znają swoje procesy "od środka". To pozwoli na ograniczenie do minimum ilości błędów na tym etapie wdrażania systemu.

Identyfikacja procesów jest pierwszym z elementów "podejścia procesowego" i jej właściwa realizacja jest bardzo ważnym elementem wdrożenia i utrzymywania Systemu Zarządzania Jakością.

---

O Autorze

Zbigniew Huber

(email: secured) www.huber.pl

Zbigniew Huber, jest dyrektorem jakości w zakładzie produkującym urządzenia elektroniczne dla klientów z Europy zachodniej, USA i Japonii - Fideltronik IMEL. Z wykształcenia inżynier elektronik (Akademia Górniczo-Hutnicza, Kraków), od 12 lat związany z przemysłem elektronicznym i nowoczesną produkcją. Wiedzę na temat zarządzania jakością oraz doskonalenia procesów zgromadził podczas swojej wieloletniej pracy, od linii montażowej po stanowiska kierownicze oraz szereg audytów producentów z różnych branż przemysłu w Polsce, Słowacji i Włoszech. Popularyzator filozofii TQM oraz narzędzi doskonalenia jakości, do których należy analiza FMEA procesu.

Twój komentarz
Tytuł*:
Treść*:
dodaj